Ar reikalinga teikti su MP vykdančio personalo ar savanorių darbo laiko apskaitos žiniaraščius?

Jeigu šioms išlaidoms taikomi supaprastinti įkainiai, tuomet darbo laiko apskaitos žiniaraščių nereiktų teikti. Jeigu šioms išlaidoms nėra taikomi supaprastinimai, tuomet vykdančio personalo darbo laiko apskaitos žiniaraščiai teikiami su MP.  Pateikiu platesnį išaiškinimą.

Pagal supaprastintų išlaidų apmokėjimo būdų taikymo metodiką (kai taikomi supaprastinimai dėl šių išlaidų), teikiami tokie dokumentai:

  • Pažyma dėl projektą vykdančio personalo darbo užmokesčio ir savanoriško darbo įnašo apskaičiavimo  taikant fiksuotuosius įkainius;
  • Darbo sutartis ar savanoriškos veiklos sutartis;
  • Institucijos vadovo įsakymo (-ų) ar potvarkio (-ų) (jeigu taikoma institucijoje) kopija.

Pagal išlaidų pagrindimo dokumentų, teikiamų su mokėjimo prašymais, metodiką (kai netaikomi supaprastinimai dėl šių išlaidų ir kai teikiami visi išlaidų pagrindimo dokumentai) reiktų pateikti šiuos dokumentus:

  • dokumentai, kuriuose nustatomos asmenų darbo funkcijos ir darbo užmokestis, pavyzdžiui, darbo sutartys arba jų išrašai (teikiama pirmą kartą deklaruojant išlaidas arba pakeitus sutarties sąlygas), projekto vykdytojo ar partnerio vadovo įsakymas ar potvarkis dėl darbuotojų paskyrimo dirbti įgyvendinant projektą (jei taikoma organizacijoje, kuriame turėtų būti nurodytos darbuotojo pareigos įgyvendinant projektą, projekto numeris ir (arba) pavadinimas, darbo įgyvendinant projektą laikas ir trukmė, darbo užmokestis arba jo apskaičiavimo tvarka (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims). Esant itin dideliam vykdančiojo personalo darbuotojų skaičiui (daugiau nei 30 darbuotojų), deklaruojant pirmųjų darbuotojų DU, prašoma pateikti darbo sutartis, o vėliau gali būti teikiami lygiaverčiai dokumentai (projektą vykdančių asmenų ir projekto dalyvių darbo sutarčių, darbo sutarčių pakeitimų ir įsakymų pažyma). Deklaruojant projekto veiklose dalyvaujančių asmenų (toliau – dalyvių) darbo užmokesčio išlaidas darbo sutartys ar lygiaverčiai dokumentai (gali būti teikiama pažyma projektą vykdančių asmenų ir projekto dalyvių darbo sutarčių, darbo sutarčių pakeitimų ir įsakymų pažyma) gali būti prašomi esant poreikiui.;
  • įsakymai dėl priedų ar priemokų skyrimo (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims bei tuo atveju, kai esant poreikiui paprašoma deklaruojant dalyvių darbo užmokestį);
  • įgaliojimas pasirašyti darbo sutartį, kai ją pasirašo ne įstaigos vadovas (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims bei tuo atveju, kai esant poreikiui paprašoma dalyvių darbo sutarčių ar lygiaverčio dokumento);
  • dėl individualiųjų įmonių savininkų, mažųjų bendrijų narių ir ūkinių bendrijų tikrųjų narių: dokumentai, kuriais įrodoma, kad asmuo yra individualiosios įmonės savininkas, mažosios bendrijos narys ar ūkinės bendrijos tikrasis narys, sutartys arba jų išrašai ir įrodymo dokumentai apie Valstybinei mokesčių inspekcijai deklaruotas ir faktiškai paimtas lėšas, kurios laikomos su darbo santykiais ar jų esmę atitinkančiais santykiais susijusiomis pajamomis; paslaugų (civilinės) sutartys su mažųjų bendrijų vadovais ir kiti šių paslaugų išlaidų pagrindimo dokumentai (tuo atveju, kai vadovaujantis Rekomendacijų 142 punkto nuostatomis išlaidos pagal paslaugų (civilines) sutartis su projektą vykdančių mažųjų bendrijų vadovais pareiškėjo nuožiūra priskiriamos darbo užmokesčio išlaidoms);
  • dokumentiniai įrodymai apie asmenų įgyvendinant projektą išdirbtą darbo laiką (pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ar laikaraščiai) (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims);
  • apskaičiuojant vykdančiojo personalo darbo užmokestį turi būti pateikiama pažyma dėl darbo užmokesčio priskaitymo, išmokėjimo ir priskyrimo projektui, o apskaičiuojant dalyvių darbo užmokestį turi būti pateikiama pažyma dėl darbo užmokesčio priskaitymo, išmokėjimo ir priskyrimo projektui (ESF projekto veiklose dalyvaujančių asmenų darbo užmokestis);
  • patvirtinimas dėl darbuotojų pareigybės aprašymuose nurodytų funkcijų nedubliavimo (pateikiamas tik pirmą kartą deklaruojant kiekvienos įstaigos vykdančiojo personalo darbuotojų darbo užmokesčio išlaidas (forma Nr. FR-047);
  • dokumentai, kuriais pagrindžiamas darbuotojo darbo funkcijų atlikimas: pareigybių aprašymai, kuriuose nurodytas darbas įgyvendinant projektą (kai pirmą kartą deklaruojamas asmens darbo užmokestis), arba projektą vykdančių asmenų pažymos dėl atliktų darbų pagal darbo sutartis (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims);
  • apmokėjimo dokumentai (jei taikoma).
  • kai deklaruojamos darbo užmokesčio išlaidos, skirtos sumokėti už galutinių produktų sukūrimą, – galutinių produktų elektroninės versijos (patys galutiniai produktai tikrinami patikrų vietoje metu). Gali būti prašomi kokybės patvirtinimo dokumentai (pagal nustatytą organizacijos vidaus tvarką parengti arba išorinių institucijų (ekspertų) pateikti dokumentai) (taikoma tik projektą vykdantiems asmenims).

Deklaruojant dalyvių (viešojo valdymo institucijų, privačių juridinių asmenų projektų dalyvių ar trečiųjų šalių, kurios priskiriamos privatiems juridiniams asmenims, darbuotojų) DU:

  • Mokėjimo prašymuose projekto vykdytojas turi nurodyti projekto dalyvių dalyvavimo projekto veiklose valandų skaičių (pasiektų vienetų skaičių pagal fizinį rodiklį ir kiekvieną juridinį asmenį) ir, taikant privačių juridinių asmenų projekto dalyvių darbo užmokesčio (viešojo valdymo institucijų, privačių juridinių asmenų projektų dalyvių ar trečiųjų šalių, kurios priskiriamos privatiems juridiniams asmenims, darbuotojų) fiksuotuosius įkainius, apskaičiuotą projekto dalyvių darbo užmokesčio išlaidų sumą.

Pagal išlaidų pagrindimo dokumentų, teikiamų su mokėjimo prašymais, metodiką  (kai netaikomi supaprastinimai dėl šių išlaidų  ir kai teikiami ne visi išlaidų pagrindimo dokumentai) reiktų pateikti šiuos dokumentus:

Deklaruojant vykdančiojo personalo DU:

  • pažyma dėl darbo užmokesčio priskaitymo, išmokėjimo ir priskyrimo projektui;
  • darbo sutartys. Esant itin dideliam vykdančiojo personalo darbuotojų skaičiui (daugiau nei 30 darbuotojų), deklaruojant pirmųjų darbuotojų DU, prašoma pateikti darbo sutartis, o vėliau gali būti teikiami lygiaverčiai dokumentai (projektą vykdančių asmenų ir projekto dalyvių darbo sutarčių, darbo sutarčių pakeitimų ir įsakymų pažyma);
  • pažyma dėl atliktų darbų pagal darbo sutartis (jei taikoma).

Deklaruojant dalyvių DU:

  • pažyma dėl darbo užmokesčio priskaitymo, išmokėjimo ir priskyrimo projektui (ESF projekto veiklose dalyvaujančių asmenų darbo užmokestis),
  • Esant poreikiui gali būti prašoma pateikti darbo sutartis arba lygiaverčius dokumentus (gali būti teikiama pažyma projektą vykdančių asmenų ir projekto dalyvių darbo sutarčių, darbo sutarčių pakeitimų ir įsakymų pažyma);

Deklaruojant dalyvių (viešojo valdymo institucijų, privačių juridinių asmenų projektų dalyvių ar trečiųjų šalių, kurios priskiriamos privatiems juridiniams asmenims, darbuotojų) DU:

Mokėjimo prašymuose projekto vykdytojas turi nurodyti projekto dalyvių dalyvavimo projekto veiklose valandų skaičių (pasiektų vienetų skaičių pagal fizinį rodiklį ir kiekvieną juridinį asmenį) ir, taikant privačių juridinių asmenų projekto dalyvių darbo užmokesčio (viešojo valdymo institucijų, privačių juridinių asmenų projektų dalyvių ar trečiųjų šalių, kurios priskiriamos privatiems juridiniams asmenims, darbuotojų) fiksuotuosius įkainius, apskaičiuotą projekto dalyvių darbo užmokesčio išlaidų sumą.